Copropriété : la communication par voie électronique
Envoyer une lettre recommandée au sein d'une copropriété est une pratique courante. Chaque année, le syndic doit, par exemple, envoyer, aux copropriétaires, une convocation à l'assemblée générale, par lettre recommandée.
Auparavant, cet acte était réalisé sous forme papier. Depuis 2015, les envois peuvent avoir lieu sous forme électronique. Les conditions d'application ont été révisées en juin 2019 et sont en application depuis le 29 juin 2019.
2 - La possibilité d'envoyer par voie électronique des notifications et des mises en demeure
3 - Une possibilité sous condition : la formulation d'un accord exprès et précis par les copropriétaires
1 - LES TEXTES APPLICABLES
Le décret n°2015-1325 en date du 21 octobre 2015 est venu préciser le cadre de la dématérialisation des notifications et des mises en demeure envoyés au sein d'une copropriété.
Ce texte a été modifié par le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles.
Ces dispositions ont été intégrées au sein du décret du 17 mars 1967 et plus particulièrement des articles 64 et suivants.
2 - LA POSSIBILITE D'ENVOYER PAR VOIE ELECTRONIQUE DES NOTIFICATIONS ET DES MISES EN DEMEURE
Traditionnellement, toutes les notifications et mises en demeure prévues par les textes régissant la copropriété sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Désormais, "ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique".
Il s'agit notamment :
- des notifications des procès-verbaux des assemblées générales,
- de la décision des copropriétaires de participer à un emprunt,
- des travaux entrainant un accès aux parties privatives,
- des questions qu'un copropriétaire ou le conseil syndical souhaite inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
3 - UNE POSSIBILITE SOUS CONDITION : LA FORMULATION D'UN ACCORD EXPRES ET PRECIS PAR LES COPROPRIETAIRES
L'article 42-1 de la loi de 1965 précise que cette modalité est possible "sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires".
Un accord exprès précis
L'accord exprès du copropriétaire doit être clair et précis. Ainsi, depuis le texte de 2019, le copropriétaire doit indiquer si l'accord porte :
- sur les notifications,
- sur les mises en demeure
- ou les deux.
Cet accord exprès peut ne porter que sur les modalités particulières de notification des documents devant être joints à la convocation à l'assemblée générale et mis à disposition sur l'espace sécurisé.
Consultez l'article de l'INC "Copropriété : le contenu de l'espace sécurisé en ligne".
Les modalités pratiques pour donner un accord exprès et précis
Deux situations sont envisageables :
- lorsque l'accord exprès du copropriétaire est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale,
- lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, il peut également être adressé à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine.
Avant le 29 juin 2019, le copropriétaire devait communiquer son accord exprès par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic. Ce dernier devait l'enregistrer à la date de réception de la lettre et l'inscrire sur le registre des procès-verbaux des séances (qui peut lui-même être tenu sous forme électronique).
Consultez la lettre type de l'INC "Vous souhaitez recevoir les notifications et mises en demeure du syndic par voie électronique".
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La mention de l'adresse électronique dans la liste des copropriétaires
Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires, conformément à l'article 32 du décret de 1967.
Il doit également faire mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord.
Chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique. Les notifications et mises en demeure sont ainsi valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée au syndic.
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L'envoi d'une lettre recommandée électronique
Après avoir donné leur accord exprès, les copropriétaires et le syndic peuvent échanger en s'envoyant, par exemple, une lettre recommandée électronique.
Depuis le 1er janvier 2019, l'envoi de ce support doit respecter une procédure stricte. Le décret du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique définit expressément la lettre recommandée électronique et les étapes à respecter pour assurer la validité de cet envoi.
Consultez la fiche de l'INC "Copropriété : l'envoi d'une lettre recommandée électronique".
4 - UN CHOIX NON DEFINITIF
Le copropriétaire peut à tout moment retirer son accord exprès selon les mêmes formes que celles prévues pour le donner. Si cette décision est formulée lors de l'assemblée générale, le syndic en fait mention sur le procès-verbal.
Cette décision prend effet le lendemain du huitième jour suivant la réception par le syndic de l'information.
Avant le 29 juin 2019, cette décision prenait effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic.
Consultez la lettre type de l'INC "Vous ne souhaitez plus recevoir les notifications et mises en demeure du syndic par voie électronique".
Ces nouvelles modalités de notification apportent vraisemblablement une facilitation des démarches pour les copropriétaires, conseil syndical et syndic, ainsi qu'une diminution des frais. Cependant, pourront se poser des problèmes de preuve. Notification par lettre simple ou communication par voie électronique, mise à disposition sur un espace sécurisé en ligne... Le suivi des échanges ou la conservation des preuves peut s'avérer complexe et être à l'origine d'oublis ou de confusions. La sécurité juridique, indispensable au domaine immobilier, peut alors remise en cause.
Une vigilance accrue et un suivi précis de la vie de la copropriété par l'ensemble des acteurs sont donc absolument nécessaires.
Virginie POTIRON,
Juriste à l'Institut national de la consommation
