Copropriété : la liste minimale des documents présents sur l’extranet


A partir du 1er juillet 2020, l'extranet des copropriétés ou espace de stockage en ligne sécurisé devra comporter une liste minimale des documents devant être accessibles.


 

I - LE PRINCIPE

La règle est fixée par l'article 18 I de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi Elan du 23 novembre 2018.

 

Lorsque le syndic est un syndic professionnel, il doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.

 

Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 est venu préciser la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.

 

 L'assemblée générale peut s'opposer à l'adoption de cette mesure à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

 

 

II - LES TROIS CATEGORIES DE DOCUMENTS DEVANT ETRE PRESENTS SUR L'ESPACE SECURISE EN LIGNE

Le décret vient lister les documents devant être mis à disposition par le syndic professionnel dans l'espace en ligne sécurisé selon trois catégories :
 

  • les documents relatifs à la gestion de l'immeuble accessible à l'ensemble des copropriétaires,
  • les documents relatifs au lot d'un copropriétaire et mis à sa seule disposition,
  • les documents accessibles aux seuls membres du conseil syndical.

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble, accessible à l'ensemble des copropriétaires :

 

  1. Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés,
  2. La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic,
  3. Le carnet d'entretien de l'immeuble,
  4. Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité,
  5. Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité,
  6. L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat,
  7. Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours,
  8. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées,
  9. Le contrat de syndic en cours.

Consultez les documents de l'INC :

 

> Comment décrypter un contrat de syndic ? Les 10 points essentiels

> Tout savoir sur les diagnostics immobiliers

> La communication par e-mail au sein d'une copropriété

> La fiche synthétique de la copropriété

 

La liste minimale des documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition :

 

  1. Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle,
  2. Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire,
  3. Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle,
  4. Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Consultez les documents de l'INC :

> Copropriété : le fonds de travaux en 5 questions !

 

La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble accessible aux seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle :

 

  1. Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu,
  2. Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires, le cas échéant,
  3. Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré,
  4. La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic,
  5. La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Ces dispositions entrent en vigueur le 1er juillet 2020.

 

Si un copropriétaire souhaite demander un document au syndic, il doit être vigilant sur les frais de copie ou de délivrance facturés par le syndic. Les éléments tarifaires sont indiqués dans le contrat de syndic.

 

Virginie Potiron,

Juriste à l'Institut national de la consommation

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