Copropriété : comment voter à une assemblée générale de copropriétaires sans être présent physiquement ?
L'assemblée générale est un moment clé pour la vie en copropriété. Les copropriétaires doivent prendre des décisions essentielles pour l'immeuble lors de cette réunion, généralement, annuelle. Pour cela, ils doivent voter.
Cependant, les copropriétaires ne peuvent pas toujours être présents physiquement. Deux possibilités s'offrent alors désormais à eux : le vote à distance ou la délégation de vote.
2 - La délégation du droit de vote
1 - LE VOTE A DISTANCE
Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles a été pris en application de la loi Elan du 23 novembre 2018 et plus précisément de l'article 211. Cet article est devenu l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
Le principe
Les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires.
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Au moment du vote, le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance ou le mandat avec délégation de vote, y compris en cas de délégation de vote sans désignation d'un mandataire.
Le choix des moyens techniques
L'assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant.
La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts.
Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
L'information du syndic par le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence
Le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.
La tenue d'une feuille de présence à l'assemblée générale
Le syndic tient une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :
- présent physiquement ou représenté,
- participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.
Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.
La feuille de présence indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose.
Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire. L'émargement n'est pas requis pour les participants à l'assemblée par visioconférence, par audioconférence ou par un moyen électronique de communication. Elle est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.
Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.
Les éventuels incidents techniques
Les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal de l'assemblée générale.
2 - LA DELEGATION DU DROIT DE VOTE
Les règles juridiques relatives au droit de vote sont fixées par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965. La loi Elan du 23 novembre 2018 a apporté des modifications importantes aux possibilités pour un copropriétaire de déléguer son droit de vote.
Le principe général : le droit de vote à une assemblée générale
Le règlement de copropriété détermine les règles de fonctionnement et les pouvoirs des assemblées générales, sous réserve du respect de la loi de 1965.
Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
L'exception : la possibilité de déléguer son droit de vote
Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat.
Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote.
Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Auparavant, le seuil était fixé à 5 %.
Depuis la loi Elan, chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d'un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote.
Tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.
La réception par le syndic de mandats sans indication de mandataire
Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit. Ce principe est fixé par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l'accès des huissiers de justice aux parties communes d'immeubles est venu préciser les conséquences pratiques pour le syndic.
S'il reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, il doit remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.
En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.
Le décret ajoute, en son article 9, que le procès-verbal précise, le cas échéant, si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical ou par le président de séance.
Les exceptions à la possibiliité de déléguer son droit de vote
La loi ELan a complété les interdictions de délégations du droit de vote. Elles visent principalement à encadrer les interdictions liées au syndic.
Ainsi, ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :
1 - Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin.
2 - Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin.
3 - Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin.
4 - Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.
Voir la vidéo Consomag "Assemblées générales de copropriétaires : participer à distance, c'est possible !".
Virginie POTIRON,
Juriste à l'Institut national de la consommation
