Copropriété : les documents notifiés lors de l'envoi de l'ordre du jour d'une assemblée générale de copropriétaires


Préalablement à la tenue d'une assemblée générale ordinaire de copropriété, le syndic doit envoyer une convocation aux copropriétaires.

 

Au sein de cet envoi, est joint l'ordre du jour de la réunion.

 

Des documents doivent également être joints à l'ordre du jour soit à titre obligatoire, soit de façon informative.

 

 

LES ELEMENTS A NOTIFIER POUR LA VALIDITE DE LA DECISION

Plusieurs éléments sont à notifier aux copropriétaires de façon obligatoire. Si cette obligation n'est pas respectée, les décisions prises lors de l'assemblée générale ne seront pas valides.

 

 

1 - L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes.

 

Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé.

 

2 - Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel.

 

1 - Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché.

 

Il peut s'agir notamment des contrats en vue de la réalisation de travaux ainsi que les conditions générales et particulières du projet de contrat.

 

Lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat, la proposition d'engagement de caution doit être notifiée.

 

2 - Le ou les projets de contrat du syndic lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat.

 

Prochainement, une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées par le syndic devra également être jointe à l'envoi.

 

Consultez l'article de l'INC "Contrats de syndic : des modifications dès le 1er juin 2020 !".

 

3 - Le projet de convention ou la convention entre le syndicat de copropriétaires et le syndic ou une personne ayant lien avec le professionnel.

 

Consultez l'article 39 du décret du 17 mars 1967.

 

Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions suivantes :

 

1 - Le versement de provisions par les copropriétaires

Pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, le syndicat des copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel. Les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l'assemblée générale peut fixer des modalités différentes.

 

2 - Les dépenses pour travaux

 

Les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

 

3 - La conclusion entre le syndic et le syndicat d'une convention portant sur des prestations de services autres que celles relevant de sa mission de syndic.

 

4 - Les décisions prises à la majorité de l'article 24, de l'article 25 ou de l'article 26 de la loi de 1965.

 

5 - Le vote de toute amélioration, telle que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux.

 

6 - La décision de suréléver ou de construire des bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif...

 

 

1 - Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes.

 

2 - Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice.

 

3 - Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur parties privatives, une analyse des solutions éventuelles n'affectant pas ces parties.

 

 

1 - Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal judiciaire et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions.

 

2 - Les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal judiciaire et que l'assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport.

 

3 - Les projets de résolution mentionnant, d'une part, la saisie immobilière d'un lot, d'autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l'assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d'un lot.

 

 

LES ELEMENTS A NOTIFIER POUR L'INFORMATION DES COPROPRIETAIRES

Des documents doivent être joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale dans le but d'informer les copropriétaires. Le contenu de ces éléments ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.

 

 

1 - Les annexes au budget prévisionnel.

 

2 - L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération.

 

Consultez l'article de l'INC "Comment décrypter un contrat de syndic ? Les 10 points essentiels".

 

3 - L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

 

4 - Le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical et le bilan établi par le conseil syndical.

 

5 - En vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.

 

6 - L'état actualisé des lots délaissés prévu au second alinéa de l'article 24-6 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

 

Outre les documents précédemment listés, devront également être joints :

 

7 - Le descriptif détaillé des travaux pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

 

8 - Une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d'un tel emprunt est inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

 

9 - Le rapport du conseil syndical en cas de délégation de pouvoirs.

 

 

Virginie Potiron,

Juriste à l'Institut national de la consommation

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