La communication par e-mail au sein d'une copropriété


Le décret n°2015-1325 en date du 21 octobre 2015 est venu préciser le cadre de la dématérialisation des notifications et des mises en demeure envoyés au sein d'une copropriété. Ce texte vient modifier les articles 64 et suivants du décret du 17 mars 1967.

 

Ces dispositions sont entrées en vigueur le 24 octobre 2015.
 


L'envoi par voie électronique des notifications et des mises en demeure

Traditionnellement, toutes les notifications et mises en demeure prévues par les textes régissant la copropriété sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

 

Le décret d'octobre 2015 ajoute que "ces notifications et mises en demeure peuvent également être valablement faites par voie électronique". 

 

Il s'agit notamment :

 

  • des notifications des procès-verbaux des assemblées générales,
  • de la décision des copropriétaires de participer à un emprunt,
  • des travaux entrainant un accès aux parties privatives,
  • des questions qu'un copropriétaire ou le conseil syndical souhaite inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale, 

 

Une condition : l'accord expres des copropriétaires

L'article 42-1 de la loi de 1965 précise que cette modalité est possible "sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires".

 

Deux situations sont envisageables :

 

  • Lorsque l'accord exprès du copropriétaire est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale.
  • Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre des procès-verbaux des séances (qui peut lui-même être tenu sous forme électronique).

 

La mention de l'adresse électronique dans la liste des copropriétaires

Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires, conformément à l'article 32 du décret de 1967.

 

Désormais, il fera aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord.

 

Chaque copropriétaire ou titulaire d'un droit d'usufruit ou de nue-propriété sur un lot ou une fraction de lot notifie au syndic son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique. Les notifications et mises en demeure sont ainsi valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée au syndic.

 

 

L'envoi de la lettre recommandée électronique

Les notifications et mises en demeure par voie électronique peuvent être effectuées par lettre recommandée électronique dans les conditions définies à l'article 1369-8 du code civil.

 

Lorsque l'expéditeur, avec l'accord du destinataire non professionnel, a demandé la distribution par voie électronique, le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser.

 

A noter : le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique et ce conformément au premier alinéa de l'article 3 du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat.

 

Les délais qu'elles font courir ont des points de départ différents selon la forme de la lettre électronique :

 

  • dans le cas de l'envoi d'un courrier électronique, le point de départ du délai est le lendemain de l'envoi au destinataire du courrier électronique, par le tiers chargé de son acheminement.
  • Dans le cas où il est fait application de la distribution de la lettre imprimée sur papier (articles 4 et 5 du précédent décret), le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire.

 

L'article 1369-8 du code civil précise qu' "une lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que :

  • ce courrier soit acheminé par un tiers
  • selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.

Le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur :

  • peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire
  • ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique.

Dans ce dernier cas, si le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir demandé l'envoi par ce moyen ou en avoir accepté l'usage au cours d'échanges antérieurs.

Lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait à des exigences fixées par un décret en Conseil d'Etat.

Un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver".

 

 

L'application à des situations spécifiques

Ces modalités sont notamment applicables :

 

  • ou lorsque l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 (convocation demandée au syndic soit par le conseil syndical, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoie un nombre inférieur de voix) et 50 (décision du président du tribunal de grande instance statuant en matière de référé) du décret du 17 mars 1967.

 

Un choix non définitif

Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique, qu'il n'accepte plus d'être rendu destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique. Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux des séances.

 

Ces nouvelles modalités de notification apporteront sans doute une facititation des démarches pour les copropriétaires, conseil syndical et syndic, ainsi qu'une diminution des frais. Cependant, pourront se poser des problèmes de preuve. La sécurité juridique, indispensable au domaine immobilier, sera alors remise en cause. Une vigilance accrue et un suivi précis de la vie de la copropriété seront donc absolument nécessaires.

 

Virginie POTIRON,
Juriste à l'Institut national de la consommation

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